Что такое онбординг, в чём его суть и роль руководителя
Онбординг, его суть, роль руководителя в процессе
Онбординг — один из первых этапов, в которых сотрудник знакомится с коллегами и выполняет рабочие задания. Этот опыт становится решающим в вопросе дальнейшего сотрудничества, ведь обе стороны принимают решение — и работодатель, и соискатель.
Важно с первого взаимодействия вовлекать сотрудника в деятельность коллектива и дать честное представление о том как это — работать в вашей компании. В статье расскажем о том, как руководитель может справиться с такой задачей и сделать онбординг полезным и целостным для новичка.
Эта статья была написана на основе одного из вебинаров Raidboss. Вы можете посмотреть его полностью здесь.
Что такое онбординг
В общих чертах — это этап в корпоративной жизни сотрудника между наймом и адаптацией. Или, по другой версии, это часть процесса адаптации. Например, вы приняли сотрудника (найм), рассказали об обязанностях (онбординг), а дальше он проходит испытательный срок (адаптация). Адаптация может варьироваться по длительности, но в среднем продолжается около 3-х месяцев.
Онбординг должен быть «бесшовным»
Огранизаторам и участникам онбординга удобно, чтобы он был отдельным от адаптации этапом. Потому что в таком случае их зона ответственности чётко распределена. Сперва в игру вступает HR- или менеджер по подбору персонала, потом его функции перестают быть нужны, и он пропадает из корпоративной «жизни» новичка. Тут эстафету принимает ментор и другие специалисты, ответственные за адаптацию.
А с точки зрения опыта сотрудника важно, чтобы онбординг был не фрагментированным, а цельным. Идеально, если участники адаптационного процесса дают информацию порционно — не «грузят», но и не пропадают, не перестают помогать по необходимости.
Справиться с этой проблемой поможет регламент, в котором каждому сотруднику отведена роль с обязанностями.
Онбординг как посадка в самолёт
Чтобы лучше понять, что такое опыт соискателя, проведём аналогию с авиарейсом. В онбординге, как и в посадке, есть этап подготовки — выбор рейса, покупка билета, проезд до аэропорта, регистрация и так далее. Сам процесс онбординга начинается с напечатанного посадочного талона и заканчивается с инструктажем от бортпроводника.
Дальше стюардесса смотрит ваш билет и всячески помогает в пути — подсказывает, куда сесть, рассказывает правила поведения на борту. Так же коллектив взаимодействует с новичком — приветствует, налаживает контакт и отвечает на возможные вопросы.
Подобный инструктаж — часть онбординга. Недостаточно выдать пропуск, завести в кабинет, объяснить, что делать. Помимо этого придётся познакомить новичка с коллективом, рассказать о порядке работы с клиентами. А ещё организовать рабочее место и дать доступы к необходимым программам. Подробнее расскажем об этом далее.
Как грамотно выстроить информацию в онбординге?
Новому человеку понадобится много времени, чтобы разобраться во всех активностях. Поэтому предлагаем реализовать слоистую, похожую на луковицу структуру. По ней вы будете постепенно вводить новые задачи от простого к сложному.
Представим, что желтый человечек в иллюстрации ниже — это успешный сотрудник, который работает в компании. Все остальные иконки — это разные активности, которые он делает в ходе своей регулярной работы. Например, созвоны, встречи с потенциальным клиентом, выполнение задач, отчёты и обучение.
На схеме первый слой — это самые простые действия (слой онбординга). Далее желтый круг — это то, что принято считать адаптацией, когда за человеком еще присматривают менторы.
На внешнем круге копятся остальные задачи. С точки зрения проектировщика или автора онбординга, важно выделить ключевые активности в центральном круге. С них легче всего начать знакомство с компанией и обязанностями.
Роль действующих сотрудников в онбординге
Роли сотрудников в процессе онбординга могут быть не совсем очевидны. Конечно же, есть новичок, но не всегда понятно, кто и что должен делать со стороны бизнеса.
Первая роль — это HR. Его основные задачи — нанять и удержать лучших сотрудников, создать для этого идеальные условия. А ещё «продать» соискателям должность.
Зачем HR-у онбординг? Случается так, что оффер по описанию привлекательный, а реальность работы в компании — нет, и новичок отмечает эту разницу. Если есть разочарование от первых дней работы в команде, то помочь обнаружить нестыковки — одна из целей онбординга. Для этого должна быть предусмотрена система взаимной обратной связи и для HR-а, и для новичка.
О том, как наладить фидбек для сотрудников, мы писали в блоге в Телеграм. Подписывайтесь, там много интересного про геймификацию и вовлечённость.
О том, как наладить фидбек для сотрудников, мы писали в блоге в Телеграм. Подписывайтесь, там много интересного про геймификацию и вовлечённость.
Другая задача состоит в развитии HR-бренда. Сотрудник, который пришел, быстро обжегся и убежал из компании, расскажет всю подноготную своему кругу знакомых (в лучшем случае). В худшем — заявит в интернете о проблемах компании. Ведь трата времени на нечестного работодателя сильно бесит людей, они чувствуют себя обманутыми. Да и вообще, люди охотнее пишут негативные, нежели позитивные отзывы, потому что играет роль моральный и материальный ущерб.
Поэтому важно с первых шагов онбординга аккуратно общаться с новым членом команды и запрашивать обратную связь.
Нанимающий менеджер — человек, который поставил HR-у задачу найти кандидата на определенную позицию. Его функция — грамотно донести ему весь объем информации, который изображён на кругах с иллюстрации, от ядра к внешнему слою. Кроме этого он составляет характеристику соискателя — насколько он компетентен и обучаем, стоит ли тратить на него время.
Испытательный срок начинается либо после онбординга, либо одновременно с ним. И чем раньше принимается решение, что сотрудничество продолжать не стоит, тем лучше для всех сторон. В этом случае работодатель сэкономит бюджет, а соискатель пойдёт искать более подходящую должность. Это ещё один аргумент "за" тестирование и сбор фидбека в онбординге.
Дальше нанимающему менеджеру важно помочь новому сотруднику и коллегам раскрыться друг другу. Показать, кто в чем силен, чтобы новоприбывший понимал, к кому и по каким вопросам ходить. И при этом тоже проявил себя, и с первого дня зарабатывал авторитет в коллективе.
Топ-менеджеров тоже можно представить заказчиками процесса онбординга. Онбординг — это та «одёжка», по которой встречают работодателя. С первого дня у человека складывается впечатление о том, как в компании идут дела и как все устроено. Корпоративная культура и её нормы — это ДНК коллектива.
Задача топ-менеджера — её (ДНК) распространять среди новых сотрудников. А ещё топ должен иметь точку контроля, то есть следить за метриками и оптимизировать процесс онбординга.
Лучшие практики
Равномерность онбординга
Постарайтесь встать на место новичка и оцените насколько комфортно подготовлена программа адаптации. Один из примеров того, как не надо: онбординг проведён интенсивно, новый сотрудник получил все регламенты и инструкции, а адаптации как таковой нет. То есть человеку сначала помогали и запрашивали обратную связь, и на дальнейших этапах «бросили» — он некомфортно будет чувствовать себя в компании.
Другой антипример для этой практики — скомканный инструментарий. Например, новичок работает или общается с рекрутером в мессенджере, а онбординг и обучение находится на другой платформе. Для учёта времени и трекинга задач приходится регистрироваться где-то ещё, в итоге происходит путаница и внимание сотрудника рассеивается.
Менторство для новичков
Желательно, чтобы ментором был отдельный человек, эксперт в той области, куда наняли человека. Например, профессиональный бухгалтер, если вы ищете себе бухгалтера. Он может научить и объяснить что к чему, и ещё быть третьей стороной в решении вопросов и конфликтов.
Добавьте в онбординг рабочие инструменты
Советуем включить в онбординг задание: ознакомиться с функциями всех необходимых сервисов. В таком случае дальнейший процесс работы не будет для новичка чем-то новым и диковинным. Это не обязательно должно быть доскональное знакомство: достаточно просто зарегистрировать человека, провести экскурс по инструментам, создать тестовый проект, познакомить в чате с коллегами.
Самое главное — дозировать входящую информацию, чтобы каждый этап онбординга был ступенькой к следующему этапу. Так вы предупредите ситуацию, когда сотрудник прошёл онбординг, а потом оказался в какой-то новой реальности с незнакомым софтом и инструментами.
Единая платформа для онбординга
Это может быть единая HR-платформа, где у новичка будет свой профиль. На этой платформе он может общаться с руководителем и ключевыми сотрудниками в обучении, проходить адаптацию, строить план развития и цели на ближайшие полгода. То есть, это единое пространство, в котором человек решает свои вопросы с точки зрения опыта сотрудника.
Часто для того, чтобы реализовать это решение, заказчику онбординга приходится обращаться к разработчикам специального ПО. Если такой возможности нет, подумайте о том, как сделать переход между ступенями онбординга и между инструментами как можно более гладким.
Единое рабочее пространство для участников
На разных этапах онбординга к взаимодействию с новичком присоединяются действующие сотрудники: HR-менеджер, ментор и нанимающий менеджер. Они должны быть в курсе, что уже изучил «новобранец», чтобы не допустить пробелов и повторов в процессе адаптации.
Чтобы избежать затруднений, создайте чек-лист с доступом для новичка и всех, кто с ним контактирует в процессе адаптации. Новый коллега проходит онбординг и в процессе отмечает в отдельном файле онлайн-таблицы, что он успел сделать и изучить. В таком случае каждый участник онбординга сможет вовремя прийти на помощь, если человек застопорился.
Сложные и некомфортные задания
Дело в том, то не существует компаний совсем без проблем. Если у вас они небольшие, то не стоит их замалчивать — лучше включите это в онбординг и процесс найма.
Например, если у вас есть переработки, то постарайтесь уточнить в виде опроса или эксперимента, как к этому относится человек. Если вы нанимаете разработчика, который хочет брать новые проекты и задачи, то следует сразу предупредить, что иногда ему придется поддерживать старые системы.
Самое главное, быть честным с собой и с новичком. Поэтому рекомендуем включать подобные задания в этап онбординга, чтобы сотрудник понимал, чего ожидать и к чему готовиться.
Чёткие этапы и сроки
Если для человека не прозрачны этапы онбординга, он будет ощущать, что попал в непредсказуемую ситуацию. Если такое происходит на первых днях знакомства с компанией, то и впечатление останется плохое.
Например, при вступлении в должность HR говорит новичку, что онбординг займет 2–3 дня. А по факту он затянется на неделю или две — тогда сотрудник поймёт, что в процессах компании царит беспорядок. Это сравнимо с ситуацией, когда нанимающий специалист пришел на собеседование без подготовки.
Личное общение, а не только боты
Для благоприятного опыта сотрудников не забывайте про личное общение и обратную связь. Сбор фидбека можно автоматизировать, но процесс не должен состоять только из общения с ботом в Telegram.
И новичку, и другим участникам онбординга будет полезна коммуникация с командой. Нанятый сотрудник будет чувствовать себя более спокойно в коллективе, а организаторы смогут оценить успехи кандидата.Например, его скорость работы и стрессоустойчивость, умение договариваться. Эту информацию важно учитывать всем заказчикам онбординга.
Точечное дообучение
Эта практика больше относится к адаптации, потому что дообучение невозможно организовать сразу на месте. Но на этапе онбординга уже можно как минимум построить план и понять, насколько масштабны эти пробелы.
Если предполагалось, что человек должен знать A, B, C, а он с B не работал вообще, то чем раньше мы поставим ему задачу узнать про B, тем будет лучше для всех. Так вы разрешите задачу максимального быстрого выхода сотрудника на эффективный уровень.
Учитывайте специфику должности и сотрудника
Качественный онбординг не может быть универсальным. Подстраивание под человека — относительно редкое явления. Чаще всего форма и содержание онбординга зависят от должности новичка. Например, для отдела продаж это большое количество инструкций и описаний продуктов. А для руководителя отдела — это передача дел, знакомство с регламентами и ключевыми сотрудниками. С точки зрения автоматизации эта практика вполне выполнима.
Заключение
Онбординг — это первое касание «новобранца» с коллективом и реальными рабочими задачами. Для того чтобы этот опыт был приятным, и новичок легче адаптировался, важно задействовать и информационные ресурсы, и помощь коллектива.
В статье мы подготовили чек-лист по лучшим практикам и рассказали об основных лицах, участвующих в онбординге. А в следующей части мы поделимся более техническими нюансами процесса. Оставайтесь с нами!
✅ Raidboss — платформа для геймификации рабочих процессов, которая помогает повысить вовлеченность и мотивацию сотрудников. Готовы внедрить геймификацию у себя? Запишитесь на бесплатную консультацию.
Если хотите узнать больше о том, как эффективно применять геймификацию в бизнесе, заходите в наш Телеграм-канал— там мы регулярно делимся интересными кейсами и полезными советами.
Если хотите узнать больше о том, как эффективно применять геймификацию в бизнесе, заходите в наш Телеграм-канал— там мы регулярно делимся интересными кейсами и полезными советами.